Mario Polderdijk · Juridische dienstverlening

Privacyverklaring

Concept · 11 november 2026 · versie 1.1

1. Wie is verantwoordelijk?

Marinus Pieter Polderdijk, handelend onder de naam Mario Polderdijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. KvK-nummer: 92260411. Vestigings- en correspondentieadres: Stadionstraat 11c11, 4815 NC Breda, Nederland. Privacyvragen: info@mariopolderdijk.nl. Telefoon: +31 6 33 01 41 41.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van mariopolderdijk.nl, personen die contact opnemen, cliënten en andere personen van wie gegevens noodzakelijk zijn voor een juridisch dossier. Voor de vastgoedactiviteiten verwijzen wij naar de afzonderlijke privacyverklaring op mario.immo.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: of een functionaris voor gegevensbescherming is aangesteld en, indien van toepassing, diens contactgegevens.

2. Welke gegevens gebruiken wij en waarom?

Contact en intake. Wij verwerken uw naam, contactgegevens, uw vraag en noodzakelijke correspondentie om te reageren en te beoordelen of wij u kunnen helpen. Vraagt u zelf een offerte of opdracht aan, dan is de grondslag het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor andere zakelijke contacten is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om relevante vragen en correspondentie te behandelen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Uitvoering van een opdracht. Wij gebruiken identificatie- en contactgegevens, dossierinformatie, stukken, financiële gegevens en correspondentie voor advies, onderzoek, onderhandelingen en toegestane vertegenwoordiging. Voor gegevens van de cliënt die zelf contractspartij is, is de grondslag uitvoering van de overeenkomst. Voor contactpersonen van organisaties, wederpartijen, getuigen en andere betrokkenen baseren wij ons waar passend op het gerechtvaardigde belang van ons en onze cliënt om juridische aanspraken te beoordelen, uit te oefenen of te verdedigen. Wij wegen daarbij de noodzaak en de rechten van de betrokkenen af.

Administratie. Wij gebruiken naam, adres, factuurgegevens en betaalgegevens voor facturering, betaling en boekhouding. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en toepasselijke wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Beveiliging. Voor zover technisch vastgelegd, gebruiken wij IP-adressen, tijdstippen, foutmeldingen en beperkte technische loggegevens om misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen en te onderzoeken. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang om onze website, systemen en vertrouwelijke dossiers te beveiligen.

Klachten en juridische verantwoording. Wij gebruiken relevante correspondentie en dossiergegevens om klachten af te handelen en juridische aanspraken vast te stellen of te verdedigen. De grondslag is het gerechtvaardigde belang bij behoorlijke klachtenafhandeling en rechtsbescherming, of een concrete wettelijke verplichting wanneer deze geldt.

Nieuwsbrieven en promotie. Een opdracht voor juridische dienstverlening of akkoord met algemene voorwaarden geldt niet als toestemming voor marketing. Een eventuele nieuwsbrief of andere elektronische promotie wordt afzonderlijk ingericht, met een toepasselijke grondslag en een kosteloze afmeldmogelijkheid.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: of voor de juridische dienstverlening nieuwsbrieven of andere direct marketing worden gebruikt en welke diensten de boekhouding en administratie ondersteunen.

3. Gevoelige gegevens en identiteit

Juridische dossiers kunnen gegevens bevatten over bijvoorbeeld gezondheid, afkomst, religie of politieke overtuiging. Wij verwerken zulke bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer naast een gewone AVG-grondslag een toepasselijke uitzondering bestaat, bijvoorbeeld noodzakelijkheid voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9 lid 2 onder f AVG). Wij beperken de verwerking tot wat voor het concrete dossier nodig is.

Voor strafrechtelijke persoonsgegevens is bovendien een specifieke wettelijke bevoegdheid of uitzondering vereist op grond van artikel 10 AVG en de toepasselijke nationale wetgeving. De aanduiding “juridisch adviseur”, het bestaan van een opdracht of algemene toestemming rechtvaardigt deze verwerking niet automatisch. Wij toetsen de bevoegdheid voordat wij dergelijke dossiers aannemen of gegevens verder verwerken.

Stuur bij een eerste contact geen volledige identiteitsbewijzen, burgerservicenummers, medische dossiers of strafrechtelijke stukken mee zonder voorafgaand overleg. Wij vragen een identiteitsbewijs of nationaal identificatienummer alleen voor zover dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is en beperken de vastlegging tot de benodigde gegevens.

4. Waar komen gegevens vandaan?

Wij ontvangen gegevens van uzelf en, voor zover noodzakelijk voor de opdracht, van onze cliënt, diens vertegenwoordiger, een wederpartij, advocaat, deurwaarder, deskundige, rechtbank, overheidsinstantie of een relevante openbare bron. Openbare beschikbaarheid betekent niet dat gegevens onbeperkt mogen worden gebruikt.

Als wij gegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, verstrekken wij de wettelijk vereiste informatie in beginsel binnen één maand, bij eerder eerste contact of vóór een eerdere eerste verstrekking aan een ander. Alleen als een wettelijke uitzondering daadwerkelijk van toepassing is, kan deze informatieplicht beperkt zijn. Daarbij beoordelen wij onder meer rechten van anderen en toepasselijke vertrouwelijkheidsverplichtingen.

5. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens worden alleen gedeeld voor zover noodzakelijk voor het genoemde doel en op een geldige grondslag. Mogelijke ontvangers zijn rechtbanken, bevoegde instanties, wederpartijen en hun vertegenwoordigers, door de cliënt betrokken adviseurs en ingeschakelde advocaten, deurwaarders of deskundigen.

Voor ondersteuning kunnen dienstverleners voor hosting, e-mail, opslag, administratie, boekhouding en IT-beheer gegevens verwerken. Met verwerkers worden passende verwerkersovereenkomsten gesloten. Zelfstandige beroepsbeoefenaren kunnen voor hun eigen dienstverlening zelfstandig verantwoordelijk zijn. Wij verkopen geen dossier- of contactgegevens.

Hosting en opslag. Voor de website en eigen opslag wordt gebruikgemaakt van een gehuurde Hetzner-server in Duitsland. De opslaglocatie van die server zegt niet waar alle andere leveranciers gegevens verwerken.

Domeinregistratie. Het domein wordt beheerd via Mijndomein. Een domeinregistratie betekent op zichzelf niet dat de registrar e-mails of cliëntdossiers ontvangt.

E-mail. Voor zakelijke e-mail zijn de diensten van Mijndomein en/of Google Workspace voorzien, afhankelijk van de inrichting van de e-mailomgeving. Daarbij kunnen e-mailadressen, berichtinhoud, bijlagen en technische gegevens worden verwerkt voor verzending, ontvangst, opslag en beveiliging. Bij een overstap kan bestaande correspondentie worden gemigreerd.

Relatiebeheer. Realworks wordt gebruikt voor de makelaarsactiviteiten. Daarnaast is gebruik van HubSpot voorzien. Voor zover deze systemen ook voor juridische contacten of opdrachten worden ingezet, moet vooraf worden bepaald welke gegevens daarin noodzakelijk zijn, wie toegang krijgt en voor welke doelen zij worden gebruikt. Juridische dossiergegevens worden niet zonder afzonderlijke beoordeling voor vastgoedmarketing ingezet.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: welke e-maildienst daadwerkelijk actief is, of Realworks en HubSpot juridische gegevens verwerken, het gebruikte boekhoudpakket, de precieze leveranciersrollen en de toepasselijke verwerkersafspraken.

6. Buiten de Europese Economische Ruimte

De eigen server bevindt zich in Duitsland. Dat sluit niet uit dat andere leveranciers of hun onderaannemers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of van daaruit toegang hebben. Dat moet per e-maildienst, CRM-systeem, AI-dienst en andere leverancier worden beoordeeld.

Als doorgifte buiten de EER plaatsvindt, gebruiken wij daarvoor een geldige regeling, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met een beoordeling van het beschermingsniveau en waar nodig aanvullende maatregelen. Een Europees serveradres sluit toegang vanuit andere landen niet vanzelf uit.

Informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan kunt u opvragen via info@mariopolderdijk.nl, met bescherming van vertrouwelijke gegevens van anderen.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: de betrokken landen, actuele leveranciersregelingen, onderaannemers en aanvullende maatregelen. Dit concept bevat geen verklaring dat alle verwerking uitsluitend binnen de EER plaatsvindt.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

De onderstaande termijnen zijn het voorgestelde bewaarbeleid. De termijnen voor intake, cliëntdossiers, privacyverzoeken en back-ups moeten vóór definitieve publicatie nog worden bevestigd en praktisch ingericht. Wij verwijderen eerder wanneer gegevens niet meer nodig zijn.

Wanneer een wettelijke verplichting of concreet geschil langere bewaring noodzakelijk maakt, bewaren wij uitsluitend het relevante deel en beoordelen wij die noodzaak periodiek.

Intake zonder opdracht. Voorgesteld: maximaal zes maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een concrete klacht of juridische aanspraak langere bewaring noodzakelijk maakt.

Cliëntdossier. Voorgesteld: tijdens de opdracht en in beginsel maximaal vijf jaar na afsluiting. Deze termijn wordt per soort dossier beoordeeld aan de hand van concrete bewijsbehoefte, toepasselijke verjarings- en bewaartermijnen en eventuele verzekeringsverplichtingen. Gevoelige of overbodige stukken worden eerder verwijderd waar dat kan. Een lopend geschil kan tot langere bewaring van de noodzakelijke stukken leiden.

Fiscale basisadministratie. In beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke Nederlandse fiscale bewaarplicht; bijzondere wettelijke termijnen gaan voor. Deze plicht rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van het volledige juridische dossier.

Technische logs. De website heeft afzonderlijke toegangs- en foutlogs. De gecontroleerde nginx-instelling voorziet in dagelijkse rotatie en het behouden van maximaal veertien geroteerde bestanden. Lege logbestanden worden niet geroteerd. Dit is geen gegarandeerde maximale bewaartermijn van veertien dagen. De feitelijke uitvoering, logvelden en ouderdom van de bestanden moeten nog worden gecontroleerd. Bij een concreet beveiligingsincident kunnen noodzakelijke gegevens afzonderlijk langer worden bewaard.

Privacyverzoeken en klachten. Voorgesteld: maximaal twee jaar na afhandeling voor verantwoording, tenzij een concrete rechtsvordering of wettelijke verplichting langere bewaring rechtvaardigt. Wij bewaren geen overbodige kopie van een identiteitsbewijs.

Back-ups. De feitelijke back-upcyclus en verwijdertermijn moeten nog worden vastgesteld. Ook moet worden ingericht dat eerdere verwijderingen bij herstel uit een back-up opnieuw worden verwerkt. Dit concept doet nog geen toezegging over een maximumtermijn voor het verdwijnen van gegevens uit back-ups.

8. Website, cookies en contact

De gecontroleerde openbare pagina’s bevatten een e-mailknop die het eigen e-mailprogramma van de bezoeker opent. In de gecontroleerde HTML zijn geen contactformulieren, ingesloten media, externe analysescripts of externe lettertypes aangetroffen. Bij die controle bevatten de HTTP-antwoorden geen Set-Cookie-header.

Deze controle is een momentopname en geen volledige audit van alle serververwerkingen, browseropslag of toekomstige websitefuncties. De webserver kan ook zonder cookies technische loggegevens verwerken.

Voor strikt noodzakelijke cookies vragen wij geen toestemming waar de wet dat niet vereist. Andere cookies of vergelijkbare technieken mogen pas worden toegevoegd nadat de toepasselijke informatie- en toestemmingsvereisten zijn ingericht. Als dergelijke technieken worden toegevoegd, wordt deze verklaring aangevuld met de aanbieder, doeleinden, gegevens, termijnen en de mogelijkheid om een keuze te wijzigen.

Het bezoeken van de website of verzenden van een e-mail geeft geen algemene toestemming voor marketing of andere niet-gerelateerde verwerkingen. Verstrek bij een eerste contact bij voorkeur alleen uw contactgegevens en een korte omschrijving van uw vraag.

9. Beveiliging, digitale hulpmiddelen en AI

Wij richten passende technische en organisatorische maatregelen in, afgestemd op de gevoeligheid en risico’s van de gegevens. Daaronder vallen beperking van toegang, veilige overdracht en opslag, passende authenticatie, beveiligingsupdates en afspraken over vertrouwelijkheid.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: welke maatregelen daadwerkelijk zijn ingericht en hoe toegangsbeheer, back-ups, leverancierscontrole en incidentafhandeling in de praktijk worden uitgevoerd.

Bij de werkzaamheden worden meerdere AI-programma’s gebruikt. De gebruikte programma’s, abonnementen en het eventuele gebruik van identificeerbare cliëntgegevens moeten nog afzonderlijk worden geïnventariseerd. Het gebruik van een programma voor algemene teksten betekent niet automatisch dat daarin ook cliëntdossiers worden verwerkt.

De beoogde werkwijze voor dossierwerk is dat vóór invoer van persoonsgegevens wordt beoordeeld of dit noodzakelijk en toegestaan is. Daarbij worden onder meer doel, grondslag, vertrouwelijkheid, beveiliging, leveranciersafspraken, bewaartermijnen, eventueel gebruik voor modeltraining en mogelijke verwerking buiten de EER betrokken.

Waar mogelijk wordt gewerkt met algemene voorbeelden of daadwerkelijk geanonimiseerde informatie. Alleen het verwijderen van een naam maakt informatie niet automatisch anoniem. Ook adressen, gebeurtenissen, zaaknummers of combinaties van gegevens kunnen iemand herkenbaar maken. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en andere vertrouwelijke dossierinformatie vragen een afzonderlijke beoordeling. Een opdracht voor juridische dienstverlening of een abonnement op een AI-programma geeft geen algemene toestemming of bevoegdheid om zulke gegevens daarin in te voeren.

De beoogde werkwijze is dat AI-uitkomsten inhoudelijk door een mens worden gecontroleerd. Wetgeving, uitspraken en andere bronnen moeten worden gecontroleerd voordat zij als onderbouwing voor een advies worden gebruikt. De verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke advies blijft bij Mario Polderdijk.

Nog te bevestigen vóór definitieve publicatie: de feitelijke naleving van deze werkwijze, de betrokken AI-leveranciers en doeleinden, en of uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voorkomen.

10. Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking en, waar de wettelijke voorwaarden gelden, overdracht van uw gegevens.

U kunt wegens uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Toestemming kunt u op ieder moment intrekken; dit verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Wettelijke bewaarplichten, noodzakelijke rechtsvorderingen en rechten en vrijheden van anderen kunnen bijvoorbeeld grenzen stellen aan verwijdering of inzage. Een weigering of beperking wordt gemotiveerd.

Stuur uw verzoek naar info@mariopolderdijk.nl. Wij controleren uw identiteit op een proportionele manier en vragen niet standaard om een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

U ontvangt in beginsel binnen één maand antwoord. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; binnen de eerste maand ontvangt u de reden. Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld.

11. Verplichte gegevens en klachten

Gegevens die noodzakelijk zijn om u te identificeren, de opdracht uit te voeren of aan een wettelijke verplichting te voldoen, kunnen niet altijd worden weggelaten. Ontbreken die gegevens, dan kan het zijn dat wij de opdracht niet kunnen aannemen of uitvoeren. Wij leggen uit welke gegevens nodig zijn en waarom.

Vrijwillige gegevens of marketingtoestemming zijn geen algemene voorwaarde voor juridische dienstverlening.

Neem bij vragen of klachten contact met ons op via info@mariopolderdijk.nl. U kunt ook rechtstreeks klagen bij een bevoegde privacytoezichthouder, in het bijzonder in het land van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de vermeende inbreuk.

In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be. U hoeft niet eerst onze interne procedure te doorlopen.

12. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking of de regelgeving verandert. De datum en versie staan bovenaan. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar vereist.

Een nieuwe verklaring creëert geen toestemming voor nieuwe verwerkingen waarvoor afzonderlijke toestemming nodig is. Een geplande leverancier wordt pas als daadwerkelijk gebruikte leverancier beschreven nadat de inrichting en het gebruik zijn vastgesteld.